1 Click में Welcome Email Setup: Google Apps Script आसान तरीका

1 Click में Welcome Email Setup: Google Apps Script आसान तरीका

आज के डिजिटल समय में ऑटोमेशन बहुत जरूरी हो गया है। आपने कभी किसी क्लास या सरकारी नौकरी के लिए या किसी यूनिवर्सिटी के लिए किसी कोर्स के लिए आवेदन किया होगा तब आपके ईमेल पर एक वेलकम मेसैज आता है। जिसमें आपका नाम और जिस कोर्स या जिस कारण आपने राजिस्टर किया होता है उसी के बारे में लिखा रहता है। जिसे देखकर आपके मन में यह सवाल जरूर उठा होगा कि यह काम कैसे करता है। 

अगर आप भी स्कूल या कॉचिंग सेंटर चलाते हैं तो यह सुविधा आप भी कर सकते हैं। बिलकुल आसानी से। मैं आपका दोस्त श्री रविशंकर प्रजापति। आज आपका सिखाउंगा कि गूगल सीट और ऐप स्क्रिप्ट से बेलकम मेसैज ईमेल पर कैसे भेंजे.

इस आर्टिकल में हम सीखेंगे:

• Welcome Message कैसे भेजें
• Google Sheet से Email Auto Send कैसे करे
• Working Apps Script Code

आप पूरा आर्टिकल को ध्यानपूर्वक पढ़ियें।

 Required चीजें

• गूगल शीट
• ऐप स्क्रिप्ट
• इंटरनेट कनेक्शन

स्टेप-1 

सबसे पहले गूगल या किसी सर्च इंजन पर गूगल शीट (Google Sheet) सर्च कीजिए। और गूगल शीट को ऑपन कर लिजिए।

"गूगल शीट एक प्रकार का ऑनलाइन टूल होता है जो देखने और काम करने में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की भांति लगता है। गूगल शीट ऑनलाइन काम करती है जबकी एक्सेल ऑफलाइन होता है।"

गूगल शीट खुलने के बाद उसमें सबसे पहले कॉलम को नाम, दूसरे कॉलम में इमेल आईडी, तीसरे कॉलम में कॉर्स और पांचवे कॉलम में स्टेटस का बनाना है जिसे खाली रखना है, मतलब स्टेटस में कुुछ नहीं भरना है। इसमें ऑटोमेटिक भर जाएगा।

स्टेप-2 

गूगल शीट खोलने के बाद ऊपर की ओर एक बटन दिखाई देगा जिसका नाम एक्सटेंशन होगा। उस पर क्लिक कर देना है।

स्टेप-3

एक्सटेंशन पर क्लिक करने के उपरांत तीसरे नंबर पर ऐप स्क्रिप्ट का बटन दिखाई देगा, उसे खोल लेना है।

स्टेप-4

क्लिक करने के बाद अब आप गूगल सीट से जुड़ा ऐप स्क्रिप्ट का डेशबोर्ड में पहुंच चुके हो। जहां आपका कोड gs (Code gs) में कुछ कोड़ पहले से लिखा हुआ मिलेगा। जिसको डिलीट कर देना है। जो आपको हम से कोड प्राप्त हुआ है। उसे यहां पेस्ट कर देना है।

स्टेप-5

कोड़ gs  के ऊपर दांई ओर प्लस का निशान पर क्लिक करके एच.टी.एम.एल (html) फाइल को सेलेक्ट करके वहां html का code पेस्ट कर देना है।

स्टेप-6

यह सब होने के बाद ऊपर की ओर राइट साइड में डिप्लॉयमेंट का नीले रंग का बटन दिखाई देता है, उसी पर क्लिक करना है। इसके बाद आपसे कुछ परमिशन मांगी जाएंगी। जो आपको स्वीकार कर लेनी है।

स्टेप-7

डिप्लॉय पूरा होने के बाद एक लिंक मिलेगा। यही लिंक आपके सेटकप की चाबी है। इसी से ही आप पूरे सिस्टम को चला पाएंगे।

स्टेप-8

इस लिंक को ऑपन कर लेना है। लिंक ऑपन होने के बाद कुछ इस प्रकार नजारा दिखाई देगा।

Deshboard में उसा क्रम में डेटा दिखाई देगा, जिस क्रम में गूगल शीट में डेटा रखा था। जब Semd All Emails पर क्लिक किया जाता है तब एक साथ सभी स्टूडेन्ट्स को मेल पहुंच जाएगा।

इस ईमेल सेंडर की विशेषताएं-

इस ईमेल सेडर की कुछ विशेषताएं निम्न इस प्रकार हैं-

• सभी छात्र/छात्राओं को एक साथ ईमेल भेजा जा सकता है।
• कोई रिचार्ज की आवश्यकता नहीं है।
• मान लीजिए आपने सभी स्टूडेन्ट्स को ईमेल भेज  दिया है। लेकिन आपके पास कुछ नये स्टूडेन्ट्स और आ गयें जिन्हें भी वेलकम मेसैज भेजना है। तब उन्हें गूगल शीट में जोडने के बाद जैसे ही Send All Emails पर क्लिक करेंगे। तब सिर्फ नए स्टूडेन्ट्स को ही मेल जाएगा न की सभी को।
• ऐसा इसलिए होगा क्योंकि जिसे मेल पहुंचेगा गूगल शीट में उसका स्टेटस में Sent लिख जाएगा।
• इस सेटअप से असीमित स्टूडेन्ट्स को मेल कर सकते हैं।

मेल कैसा दिखता है-

जब किसी भी स्टूडेंट्स को ईमेल पहुंचता है, तब कुछ इस प्रकार लिखा हुआ आता है-

वेलकम मेसैज सेंडर का कोड

G.S Code

function doGet() { return HtmlService.createHtmlOutputFromFile('index'); } // Data fetch function function getStudentData() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); return sheet.getDataRange().getValues(); } // Email भेजने का function function sendWelcomeEmails() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for (var i = 1; i < data.length; i++) { var name = data[i][0]; var email = data[i][1]; var course = data[i][2]; var status = data[i][3]; if (status !== "Sent") { var subject = "Welcome to Our Institute 🎉"; var htmlMessage = ` <div style="font-family:Arial;padding:10px;"> <h2 style="color:#4CAF50;">Welcome ${name} 🎉</h2> <p>You have successfully enrolled in <b>${course}</b>.</p> <p>We are excited to have you in our institute.</p> <br> <p>Thank you!</p> </div> `; MailApp.sendEmail({ to: email, subject: subject, htmlBody: htmlMessage }); sheet.getRange(i + 1, 4).setValue("Sent"); } } return getStudentData(); // Updated data return }

Index Code

<!DOCTYPE html> <html> <head> <base target="_top"> <style> body{ font-family: Arial; background:#f4f4f4; text-align:center; } .container{ width:90%; max-width:800px; margin:40px auto; background:white; padding:20px; border-radius:10px; box-shadow:0 0 10px rgba(0,0,0,0.2); } button{ background:#4CAF50; color:white; padding:10px 20px; border:none; border-radius:5px; cursor:pointer; margin-bottom:20px; } table{ width:100%; border-collapse:collapse; } th, td{ padding:10px; border-bottom:1px solid #ddd; } th{ background:#4CAF50; color:white; } .sent{ color:green; font-weight:bold; } .pending{ color:red; font-weight:bold; } </style> </head> <body> <div class="container"> <h2>📧 Email Dashboard</h2> <button onclick="sendEmails()">Send All Emails</button> <table> <thead> <tr> <th>Name</th> <th>Email</th> <th>Course</th> <th>Status</th> </tr> </thead> <tbody id="tableBody"></tbody> </table> </div> <script> // Load data function loadData(){ google.script.run.withSuccessHandler(function(data){ var html = ""; for(var i=1; i<data.length; i++){ var status = data[i][3] || "Pending"; html += "<tr>"; html += "<td>"+data[i][0]+"</td>"; html += "<td>"+data[i][1]+"</td>"; html += "<td>"+data[i][2]+"</td>"; if(status == "Sent"){ html += "<td class='sent'>✔ Sent</td>"; } else { html += "<td class='pending'>⏳ Pending</td>"; } html += "</tr>"; } document.getElementById("tableBody").innerHTML = html; }).getStudentData(); } // Send Emails function sendEmails(){ alert("Sending Emails..."); google.script.run.withSuccessHandler(function(data){ loadData(); // refresh table }).sendWelcomeEmails(); } // Page load loadData(); </script> </body> </html>

FAQ 

प्र0. इससे क्या होगा?

उ0- यह एक वेलकम मेसैज सैंडर है। इससे आप अपने स्कूल या कॉचिंग के स्टूडेन्ट्स को वेलकम मेसैज भेज सकते हैं।

प्र0. क्या यह फ्री में उपलब्ध हैं?

उ0- बिल्कुल यह फ्री में उपलब्ध है, इसका कोड आप फ्री में प्राप्त कर सकतें हैं।